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March 30, 2021

Warum Sie auf Excel verzichten und zu Salesforce wechseln sollten

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In der frühen Phase der Unternehmensgründung ist es leicht mit Excel zu arbeiten, denn schließlich handelt es sich um ein wirtschaftliches Tool, welches bei den meisten Mitarbeitern keine intensive Einarbeitung erfordert. Während die Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen über Tabellenkalkulationen in der Anfangsphase möglicherweise ausreicht, ist eine der wichtigsten Geschäftsentscheidungen, die Sie treffen müssen, wann Sie von Excel zu einem sicheren und ausgefeilteren Tool wechseln, um wirklich den Überblick über Ihr Unternehmen zu behalten. Salesforce unterstützt Unternehmen dabei Kundenbeziehungen so effizient wie möglich zu verwalten und kann zudem an verschiedene Arten von Unternehmen und Komplexitäten angepasst werden. Über den Excel Import können Sie Ihre Salesforce Org schnell und einfach mit Excel synchronisieren und alle Ihre Daten migrieren. Wenn Ihnen eine der folgenden Situationen bekannt ist, sollten Sie allerdings lieber früher als später von Excel zu Salesforce wechseln:

Komplexer werdende Geschäftsdaten

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt die Komplexität und irgendwann arbeiten Sie möglicherweise mit vielen verschiedenen Tabellenkalkulationen und investieren viel Zeit in deren Pflege, da Sie nicht alle Ihre Daten in einer Tabelle speichern können. Sobald Ihre Datenbank größer und komplexer wird, ist Excel nicht mehr geeignet, die benötigten Informationen zu speichern. Infolgedessen können viele wichtige Daten für Ihr Unternehmen verloren gehen, sodass Sie nur eine eingeschränkte Sichtbarkeit Ihres Unternehmens haben. In Salesforce können Sie zehntausende von Objekten erstellen, wobei ein Objekt einer Excel-Tabelle entspricht, und auf einfache Weise verschiedene Arten von Beziehungen zwischen diesen herstellen, um so eine optimal Übersicht über Ihre Unternehmensdaten zu haben.

Probleme mit der Datensicherheit

Je mehr Personen auf eine Tabelle zugreifen, desto größer ist das Risiko, dass Daten verfälscht werden, verloren gehen oder sogar an Personen weitergegeben werden, die keinen Zugriff darauf haben sollten. Sie müssen daher eine sehr flexible und einfache Möglichkeit finden den Zugriff auf Daten zuzulassen oder zu blockieren, wenn zu viele Mitarbeiter Zugriff auf die selbe Tabelle haben. Zu wissen wer was getan hat, ist ebenfalls ziemlich schwierig geworden und Sie können niemanden für Fehler verantwortlich machen, die Sie im Nachgang entdecken. In Salesforce ist es sehr einfach Benutzern Zugriff zum Lesen oder Schreiben eines Objekts, eines Datensatzes und sogar eines bestimmten Felds innerhalb eines Datensatzes zu gewähren. Sie können jederzeit entscheiden wer welche Daten sehen und wer die einzelnen Aktionen ausführen darf, wie z. B. einen Bericht herunterladen oder auf eine Schaltfläche zu klicken. Außerdem können Sie sehen wer jeden Datensatz erstellt oder zuletzt bearbeitet hat und Sie können einen Audit-Report mit den letzten Änderungen herunterladen, die von einem der Administratoren in Ihrer Organisation vorgenommen wurden.

Schwierigkeiten bei der Unterstützung Ihres Unternehmenswachstums

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Sie verkaufen mehr und folglich wächst auch Ihr Team. Ihre Prozesse sind jedoch nicht maßstabsgetreu aufgebaut und paradoxerweise wird Ihr Unternehmen umso ineffizienter, je mehr Sie verkaufen und Mitarbeiter einstellen. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass Sie über eine Plattform verfügen, auf welche Sie sich verlassen können und welche Sie und Ihr Team beim Wachstum ihres Unternehmens unterstützt. Eine weitere Herausforderung ist es, wenn Geschäftsdaten können nicht an einem einzigen Ort gespeichert werden und Sie daher Ihre Marketing-, Vertriebs- und Support-Teams nicht adäquat koordinieren können. Sie haben zu wenig Informationen, wenn potenzielle Kunden den Verkaufsprozess durchlaufen, um Verkaufsumsätze klar vorhersagen zu können. Die Teamleistung ist schwer zu verfolgen, bis Sales-Deals abgeschlossen oder Servicefälle gelöst sind. Daher können Sie Produktivitäts-Probleme, die Sie möglicherweise mit mehr Schulung und Support hätten lösen können, nicht im Voraus identifizieren. Wenn Sie zu Salesforce wechseln, arbeiten Sie mit dem leistungsstärksten CRM-System, mit dem Sie Ihr Geschäft ausbauen können: Es kann die meisten Ihrer Geschäftsprozesse hosten und kann problemlos in viele andere externe Anwendungen und Websites integriert werden.

Nicht auf Ihre Business Intelligence reagieren

Das Analysieren von Daten ist kompliziert geworden, weil in Ihren Tabellen nicht mehr alle für Ihr Unternehmen relevanten Informationen gespeichert werden können. Das Erstellen eines Berichts dauert lange und Sie sind sich nicht einmal sicher, ob die Daten die sie sehen überhaupt, richtig sind. Folglich basieren Ihre Geschäftsentscheidungen nicht auf Echtzeitdaten und Sie werden möglicherweise erst dann Maßnahmen ergreifen, wenn es bereits zu spät ist. Es ist sehr zeitaufwändig geworden herauszufinden welche Produkte am meisten verkauft werden, wer die Topseller in Ihrem Team sind oder welche Kunden für Ihr Unternehmen am wertvollsten sind. Alle Kunden durchlaufen den gleichen Prozess, unabhängig davon, wie viel Wert sie in das Unternehmen bringen und infolgedessen haben Sie möglicherweise sogar die Loyalität einiger von ihnen verloren. Da Sie keine Einblicke in die Segmentierung Ihrer Kunden haben, sind Ihre Marketingkampagnen zudem nicht zielgerichtet. Auf der anderen Seite können Sie mit Salesforce in sehr einfachen Schritten Echtzeitberichte mit unterschiedlichen Komplexitätsstufen erstellen, den Zugriff darauf verwalten und ihre Daten aggregieren, um sie grafisch in einem Dashboard anzuzeigen.

Zeitverschwendung bei Prozessen, die automatisiert werden könnten

Kommt es vor, dass eine Kundenanfrage nicht so schnell beantwortet wurde, wie es hätte sein müssen? Erstellen Ihre Mitarbeiter jede einzelne Rechnung manuell und senden diese anschließend an den Kunden? In diesem Fall verschwendet Ihr Team viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben, die tatsächlich automatisiert werden könnten. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Produktivität aus, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Geschäftsdaten Fehler enthalten. Investitionen in die Automatisierung führen zu effizienteren Abläufen sowie zu erheblichen Einsparungen bei der Einstellung: Je skalierbarer Ihre Geschäftsprozesse sind, desto produktiver wird Ihr Team und desto weniger Mitarbeiter müssen Sie einstellen, wenn Sie wachsen. In Salesforce können Sie Ihre Geschäftsprozesse in wenigen Schritten mit einem der dafür verfügbaren Point-and-Click-Tools automatisieren. Mit der Möglichkeit, auch auf der Plattform zu codieren, gibt es fast keine Grenzen für die Automatisierung jeglicher Art von Prozessen.

Zusammenfassung

Obwohl alle oben genannten Probleme sehr überwältigend sein können, ist die gute Nachricht, dass sie mit einer professionellen Salesforce-Implementierung gelöst werden können. Partner wie EMPAUA können beim Aufbau oder der Verbesserung Ihrer Salesforce-Organisation einen echten Unterschied machen, da sie die Best Practices aus dem Know-how gewonnen haben, viele Projekte für Unternehmen aller Größen und Branchen erfolgreich durchgeführt zu haben. Ihre Investition in Salesforce wird definitiv zu enormen Effizienzgewinnen führen.

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Andreas Vogt, Sales & Account Manager

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